月末に止まる場所
請求書が届いた後の確認を、支払い予定へつなげる。
発注先が増えると、請求書の受領、明細確認、承認、支払い予定日、会計共有が別々に散らばります。 Tooonでは、支払う側の月末確認として同じ流れに置きます。
受領請求書
発注先から届いた請求書を、案件、発注先、金額、支払条件と一緒に確認します。
支払い予定
支払予定日、支払い対象、期日超過を月末の確認リストとして並べます。
承認・保留
確認待ち、承認、差戻し、支払い済み更新を分け、止まっている理由を見つけます。
会計・経理共有
会計担当者や外部の経理担当者に渡す範囲を、受領請求書と支払い予定の確認項目に絞ります。
支払い準備の流れ
支払う前に、何が確認済みかを残す。
01
届いた請求書を受け取る
メールや共有フォルダだけに残さず、発注先と関連する仕事に紐づけて確認します。
02
金額と支払予定日を確認する
明細、金額、税区分、支払条件を見て、今月支払う予定か確認します。
03
承認・保留・差戻しを分ける
支払ってよいもの、追加確認が必要なもの、差戻すものを同じ一覧で扱います。
04
支払い済み更新と共有へつなげる
実行後は支払い済みとして更新し、会計担当者に渡す確認項目へつなげます。
承認、保留、差戻しを同じ表で見られるようにする。
支払い予定は、金額と期日だけでは足りません。 どの請求書が確認待ちで、どれが承認済みか、差戻しが必要かを分けると、月末に止まっている場所が見つかります。
確認待ち
請求書は届いているが、明細、金額、支払予定日、承認者の確認が残っている状態です。
承認済み
支払い対象として確認済み。銀行振込などの実行操作とは分けて扱います。
差戻し
宛名、金額、明細、支払条件などに確認が必要で、発注先に戻す状態です。
支払い済み
権限を持つユーザーが実行後に更新し、月末の支払い確認から外せる状態です。
共有範囲を決める
会計担当者に渡す情報と、社内に残す判断を分ける。
支払い予定の共有は、ワークスペース全体を外に出すことではありません。 月末確認に必要な受領請求書、支払予定日、確認状態を渡し、利益設計や内部判断は社内に残します。
共有しやすい情報
共有しない前提の情報
Tooonが代わりに行わないこと
支払い準備と、最終判断・実行を分ける。
Tooonで扱うのは、受領請求書、支払い予定、承認待ち、支払い済み更新を整理しやすくすることです。 最終判断や実行は、権限を持つユーザーが内容を確認して進める前提です。