発注先管理ミニ診断
あなたの運用なら、どこから整理するべきか。
発注先の人数、請求書の作り方、月末に困っていることを選ぶと、最初に作るべき確認フローを返します。
毎月確認する発注先は？
請求書の作り方は？
いちばん困っていることは？
診断結果
未提出と項目抜けを見つける確認ボードから始めるのが合いそうです。
毎月の発注先が増えるほど、請求書の提出状況と差戻し理由を発注先ごとに見える状態にしておくと、月末確認を進めやすくなります。
整理する単位
発注先を、依頼・請求・支払いの相手として見る。
発注先管理は、相手を人事管理することではありません。 誰に何を依頼し、どの条件で請求してもらい、いつ支払い確認へ進めるかを、取引関係として整理します。
発注先
外注先、業務委託先、パートナーを、請求依頼や支払い確認の相手として整理します。
発注
依頼範囲、役割、金額、支払条件、関連する案件や取引を同じ文脈に置きます。
請求依頼
発注側が請求内容の下書きを用意し、発注先に確認・提出してもらう入口を作ります。
支払い確認
提出済み、差戻し、承認済み、支払い予定、支払い済みを月末確認へつなげます。
発注から請求依頼へ
依頼範囲を残すと、請求書回収が進めやすくなる。
01
発注先を登録する
名称、連絡先、振込先メモ、適格請求書番号など、請求依頼に必要な情報を整理します。
02
依頼範囲と条件を残す
誰に、どんな役割を、いくらで依頼するかを、案件や取引と紐づけます。
03
請求依頼を送る
発注側が請求内容を用意し、発注先はトークン付きリンクから確認・提出します。
04
支払い予定へつなげる
提出された請求内容を承認、差戻し、支払い予定、支払い済みの確認へ進めます。
請求依頼の状態を、発注側で追えるようにする。
発注側が請求内容を用意しておくと、発注先は内容確認、必要項目の入力、提出へ進みやすくなります。 発注側は未提出、確認待ち、差戻し、承認済み、支払い済みを一覧で追いやすくなります。
未提出
請求依頼は作成済みだが、発注先から請求内容がまだ提出されていない状態です。
確認待ち
発注先が入力または提出し、発注側で明細や条件を確認する状態です。
承認済み
支払い予定へ進める対象として確認済み。支払い実行とは分けて扱います。
支払い済み
権限を持つユーザーが実行後に更新し、会計・経理共有の確認項目にできます。
発注先に見せる範囲
プロジェクト全体ではなく、相手に関係する依頼だけを切り出す。
発注先には、自分に関係する依頼、請求依頼、支払い状況を見せる前提です。 クライアントからの受注金額、粗利、内部利益目標、他パートナーの条件は共有範囲から分けます。
共有しやすい情報
共有しない前提の情報
Tooonが代わりに行わないこと
取引関係の整理と、契約・支払いの実行を分ける。
Tooonは、発注先との依頼、請求依頼、支払い確認を整理するためのワークスペースです。 契約締結、支払い実行、税務判断、会計判断は、ユーザーが確認して進める前提です。